KI-Einrichtung für den Mittelstand

Die KI-Lizenz haben Sie. Die Arbeit macht sie noch nicht.

Sie zahlen für ChatGPT, Copilot oder Claude — in Ihrem Betrieb wird die Arbeit trotzdem nicht schneller. Wir richten die Tools, die Sie schon haben, auf Ihre Prozesse ein. Kein Schulungsprogramm für alle. Kein neues Chat-Produkt.

Inhabergeführt · 20–249 Beschäftigte · Festpreise · Daten bleiben bei Ihnen

ChatGPT · Claude · Copilot

01

Rechnungseingang

> beleg erkannt — prüfen, buchen, ablegen

Outlook · DATEV · SharePoint — von uns eingerichtet, von Ihnen betrieben

02

Angebotserstellung

> notizen + stunden → angebot im hausformat

In Ihrem Template, mit Ihren Konditionen

03

CRM-Pflege

> mail und notiz landen im crm

Follow-up-Liste aktuell, ohne Doppelpflege

88 % nutzen KI regelmäßig. Etwa 6 % zählen als High Performer.

Die Lizenzen sind bezahlt, die Dashboards zeigen Nutzung — trotzdem ändert sich der Ablauf nicht. Meist können wenige Leute das Tool, der Rest öffnet es kaum oder nutzt es wie eine bessere Suche. Skills, Verbindungen und ein Blick auf die ineinandergreifenden Prozesse fehlen. Das ist Einrichtungsarbeit, kein weiteres Seminar.

McKinsey, The State of AI: Global Survey 2025 — 88 % nutzen KI in mindestens einer Funktion; etwa 6 % sind „High Performer“ mit mindestens 5 % EBIT-Effekt. Die Übertragung auf ChatGPT/Copilot/Claude im Mittelstand ist unsere Arbeitshypothese, kein gemessener DE-Satz.

Vom Lizenzkauf zur eingerichteten Arbeit — in drei Schritten.

01

Audit & Fit

Wir sehen uns an, wo die Arbeit anfällt, welche Tools schon da sind, und ob eine Landesförderung plausibel ist. Sie bekommen eine Shortlist und genau eine Empfehlung — keine Förderzusage.

ProzesslandkarteGo/No-GoFörder-Fit-Check

02

Einrichtung

Wir setzen die vorhandenen Tools auf die benannten Abläufe: Skills, Guardrails, Verbindungen. Einfache Abläufe mehrere, komplexe weniger. Ihr Team prüft, bevor etwas nach außen geht.

SkillsGuardrailsvorhandene Systeme

03

Betrieb durch Sie, Review nach Bedarf

Nach der Einrichtung läuft der Ablauf bei Ihnen. Einen monatlichen Review gibt es nur nach der Einrichtung, auf Wunsch — Preis im Gespräch.

Ihr Betrieboptionales Reviewkein Output-Versprechen

So soll ein eingerichteter Ablauf arbeiten.

Kein viertes Chatfenster. Der Assistent bekommt ein Ziel in den Werkzeugen, die Sie freigeben, hält Zwischenschritte fest und gibt das Ergebnis zur Prüfung zurück. Wir richten das ein. Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen.

Angebotsablauf · Beispiel

Typische Abläufe, die wir einrichten.

Aus Notizen und Stundennachweisen ein Angebot in Ihrem Format. Dauer messen wir erst im Auftrag, nicht auf der Site.

  1. Notizen + Vorlage
  2. KI-Entwurf
  3. Team prüft
  4. Angebotsentwurf freigegeben

Bei fehlenden Angaben: Rückfrage statt Versand

01

Rechnungseingang

> beleg erkannt — prüfen, buchen, ablegen

Outlook · DATEV · SharePoint — von uns eingerichtet, von Ihnen betrieben.

02

Angebotserstellung

> notizen + stunden → angebot im hausformat

In Ihrem Template, mit Ihren Konditionen.

03

CRM-Pflege

> mail und notiz landen im crm

Follow-up-Liste aktuell, ohne Doppelpflege.

Die Lizenz soll Arbeit erledigen — nicht nur offenstehen.

.01

Weniger Handarbeit zwischen den Systemen

Übergaben, die heute in Mail und Excel sitzen, laufen im eingerichteten Ablauf. Ihr Team macht den zweiten Blick.

.02

Derselbe Ablauf, weniger Suchen

Angebot, Beleg, CRM-Eintrag: das Format steht, die Schritte stehen. Keine EBIT-Zusage, kein „in Stunden statt Tagen“ ohne Messung.

.03

Kapazität in den Leuten, die Sie haben

Kein neues System, keine zusätzliche Koordinationsschicht. Ob Sie deshalb nicht einstellen, entscheiden Sie.

Wo wir im Betrieb ansetzen.

Buchhaltung

Belege aus dem Postfach erkennen, prüfen, ablegen — in DATEV oder Ihrer Ablage. Ausnahmen bleiben bei Ihren Leuten.

Vertrieb

CRM-Einträge aus Mail und Notiz, Nachfass-Listen, Angebotsstand. Kein zweites CRM.

Angebote & Aufträge

Bausteine in Ihrem Format, Bestätigung, Status in der bestehenden Ablage.

Backoffice

Wiederkehrende Mail, Termine, Wissensbasis. Nur wo der Ablauf benennbar ist.

Wir ersetzen Ihre Systeme nicht. Wir bringen KI hinein.

Wir arbeiten in den Tools, die Ihre Leute täglich öffnen, und verbinden sie. Keine Migration. Kein Softwareprojekt, das Sie hinterher selbst betreiben müssen, weil wir das Produkt sind — wir sind die Einrichtung.

Microsoft 365 · Outlook · DATEV · SAP Business One · Pipedrive

Typische Abläufe, die wir einrichten.

Rechnungseingang

Postfach → Prüfung nach Ihren Regeln → Ablage. Ihr Team bearbeitet Ausnahmen.

Angebotserstellung

Aus Notizen und Stundennachweisen ein Angebot in Ihrem Format. Dauer messen wir erst im Auftrag, nicht auf dieser Seite.

CRM-Pflege

Mail und Besprechungsnotiz landen im CRM. Die Nachfass-Liste wird nicht mehr von Hand nachgezogen.

„Ihre Mitarbeiter müssen keine KI-Profis werden. Die Einrichtung sitzt im Ablauf — Ihr Team prüft das Ergebnis.“

Öffentliche Einstiegspreise. Einrichtung im Gespräch.

Alle Beträge netto, zzgl. USt. Micro-Leistungen sind bundesweit, ohne Förderung, und werden zu 100 % auf eine spätere Einrichtung angerechnet, wenn der Auftrag binnen sechs Monaten folgt. Preise für die Einrichtung selbst nennen wir im Gespräch — oft trägt ein Landesprogramm bis zur Hälfte, über die Bewilligung entscheidet der Fördergeber.

AI-Audit

1.900 €

1 Woche

Prozesslandkarte · Quick Wins · eine Empfehlung

Readiness-Check

2.200 €

Zeitbox

ChatGPT- oder Copilot-Stand · was fehlt an Skills und Guardrails

Prompt- und Skill-Paket

1.200 / 2.900 / 3.900 €

1 / 3 / 5 Pakete

Fertige Anweisungen in Ihren Tools, dokumentiert

AI-Policy-Kit

2.400 €

Zeitbox

Rollen- und risikobasierte Regeln, kein Zertifikat

Anrechnung: 100 % auf eine Einrichtung binnen 6 Monaten.

Einrichtung in Ihren vorhandenen Tools

Preis im Gespräch

Ein oder mehrere Abläufe, Komplexität bestimmt die Menge. In NRW, Bayern und Brandenburg prüfen wir im Erstgespräch, welches Programm plausibel passt (Digitalbonus, Impuls KI, MID, BIG-Digital). Den Antrag stellen Sie selbst. Über die Bewilligung entscheidet der Fördergeber.

FAQ

Warum wird bei uns von KI nichts schneller, obwohl wir Lizenzen zahlen?
Weil die Lizenz selten am Ablauf hängt. Sie liegt als Chatfenster da; Skills, Verbindungen und Zuständigkeiten fehlen. Wir richten die vorhandenen Tools auf benannte Prozesse ein — das ist der Unterschied zu „einfach mehr nutzen“.
Was ist der Unterschied zu einer KI-Schulung?
Eine Schulung erklärt das Werkzeug. Danach ist der Ablauf unverändert. Wir liefern keine Seminarreihe für die ganze Firma. Wir richten konkrete Abläufe ein und lassen Ihr Team den zweiten Blick machen.
Wie viel Aufwand haben wir?
Im Erstgespräch etwa 30 Minuten. Für die Einrichtung brauchen wir Zugang zu den benannten Tools und jemanden, der Ausnahmen entscheidet. Rohdaten ziehen Sie selbst, nach unserer Anleitung. Wir greifen nicht in Ihre Postfächer ohne Sie.
Was passiert mit unseren Daten?
Sie bleiben bei Ihnen. Stufe 2 der Aufnahme ist Done-with-You: Sie ziehen vorbereitete Auszüge, wir arbeiten darauf. Kein viertes Produkt, das Ihre Daten bei uns speichert.
Wie schnell sehen wir etwas?
Micro-Leistungen sind zeitboxed (Tage bis eine Woche). Eine Einrichtung dauert länger und hängt am gewählten Ablauf. Verbindliche Dauer steht im Angebot, nicht auf dieser Seite.
Was kostet das?
Den Einstieg sehen Sie in der Preistabelle oben. Die Einrichtung nennen wir im Gespräch, nach einem kostenlosen Fit-Check. Manche Vorhaben in NRW, Bayern oder Brandenburg sind förderfähig — eine Zusage geben wir nicht.
Was, wenn es bei uns nicht passt?
Dann sagen wir das im Erstgespräch. Wir verkaufen keine Einrichtung, die wir nicht in den vorhandenen Tools halten können.
Können wir eine Förderung nutzen?
Manchmal. Das klären wir im Fit-Check (Standort, Größe, gewerbliche Wirtschaft, Startstatus). Den Antrag stellen Sie. Über die Bewilligung entscheidet der Fördergeber.

Passt ein benannter Ablauf bei Ihnen — und welches Programm wäre plausibel?

In 30 Minuten klären wir beides: welcher Prozess, welche Micro-Leistung oder ob eine Einrichtung mit Landesprogramm in Frage kommt. Kostenlos. Keine Förderzusage.

Kostenlos · 30 Minuten · inkl. Förder-Fit-Check